Malgré les alternatives qui existent, Word continue d'être le programme préféré de millions d'utilisateurs à travers le monde lors de la création de documents texte. C'est un outil de travail de base pour beaucoup, il est donc important de savoir bien l'utiliser et d'en tirer le meilleur parti. Dans cet article, nous vous présentons 5 astuces pour Word qui nous aideront à être plus rapides et donc plus productif.
Il est vrai que quiconque utilise régulièrement ce traitement de texte connaît déjà les astuces et fonctions les plus élémentaires. Nous allons nous concentrer sur quelques astuces peu connues. Les découvrir et s’habituer à les utiliser peut désormais faire une grande différence pour beaucoup.
Astuce 1 : Générez rapidement du texte à tester
Bien souvent, nous nous retrouvons dans le besoin d'avoir un texte de test pour vérifier le format et essayer différents paramètres jusqu'à ce que nous trouvions l'aspect final que nous recherchons pour notre document. Ceci est particulièrement important lorsque nous voulons préparer un écrit à présenter à notre patron, à notre professeur ou à un client que nous voulons convaincre de quelque chose.
De nombreux utilisateurs ignorent que pour cela, il n'est pas nécessaire de recourir à un générateur de texte externe ni d'effectuer un quelconque type de recherche sur Internet. Word a un truc pour nous. Deux options de générer des paragraphes de texte aveugle, de texte factice ou de texte de remplissage (le fameux texte Le sélénium participe au soutien des fonctions cognitives et de l’immunité que nous avons vu tant de fois).
Tout ce que vous avez à faire est de suivre les étapes suivantes :
- Tout d'abord, nous ouvrons le programme Microsoft Word.
- Ensuite, nous plaçons le curseur à l'endroit du document où nous voulons ajouter le texte.
- Là, nous avons écrit ceci : =lorem().
- Pour terminer, appuyez sur Entrée.
Pour sélectionnez la taille de ce texte de test Vous devez saisir une série de valeurs entre parenthèses. Si nous laissons cet espace vide, le code Word ajoutera par défaut trois paragraphes de trois lignes chacun. Pour modifier ce paramètre, vous devez saisir des valeurs numériques. Un exemple : si on écrit =lorem(4,6) Un texte de quatre paragraphes de six lignes chacun sera généré.
Astuce 2 : Connaître le nombre de mots et de lettres dans votre texte
Une autre des astuces Word qui nous aidera le plus est celle qui nous permet de savoir combien de mots, de lettres et de caractères contient notre texte. C'est important parce que nous devons souvent rédiger un texte d'une longueur minimale ou maximale. Ceci est utile à la fois pour vérifier la taille d'un texte terminé et pour vérifier la progression du texte sur lequel nous travaillons.
Pour accéder à ces informations, vous n'avez qu'à suivre deux étapes :
- Tout d'abord, allons à Menu de révision.
- Là, nous sélectionnons l'option « Compter les mots ».
Il est également possible d'effectuer cette requête via un raccourci clavier, notamment le combinaison de touches Ctrl + Maj + G. Que ce soit en utilisant une méthode ou une autre, le résultat est le même : une petite fenêtre s'affichera avec des informations sur le nombre de mots et de caractères (en comptant les espaces ou non) de notre texte, ainsi que d'autres données comme le nombre de pages. ou des paragraphes.
Astuce 3 : Date et heure mises à jour automatiquement
De nombreux utilisateurs savent déjà comment insérer une date et une heure dans un document. Cela n'a pas beaucoup de complication, il suffit d'aller dans l'onglet "Insérer", ouvrez le Menu texte et cliquez sur l'option "Date et heure". Avec cela, une date et une heure fixes sont ajoutées avec le format souhaité. Cependant, si nous voulons que ces données soient mises à jour, voici l'astuce que nous devons utiliser :
- Pour commencer, allons dans l'onglet "Insérer".
- Ensuite, nous sélectionnons le Menu texte.
- Ensuite, nous passons à l'option "Date et heure".
- Là, après avoir choisi le format souhaité, on sélectionne la case "Mettre à jour automatiquement".
En faisant cela, la date et l'heure seront mises à jour chaque fois que quelqu'un ouvrira le document. Aussi simple que cela.
Astuce 4 : Imprimez plus d’une page par feuille
Il s’agit d’une astuce simple qui a également des applications pratiques intéressantes. Par exemple, cela peut être très utile lorsque l'on souhaite faire une révision rapide d'un long document. Cette tâche sera toujours plus rapide et plus facile si nous pouvons visualiser plusieurs pages sur une seule feuille imprimée.
Alors, que faut-il faire pour imprimer plus d’une page par feuille ? Il suffit d'aller dans l'option d'impression sur le ruban de commande (la combinaison de touches Ctrl + P fonctionne également) et d'aller dans la case marquée « Pages par feuille ». Dans celui-ci, nous sélectionnons le nombre de pages que nous voulons imprimer sur chaque feuille.
Cette astuce nous aidera non seulement à gagner du temps et à être plus efficaces, mais aussi à économiser du papier (et de l'argent), ce qui a aussi son importance.
Astuce 5 : Augmentez ou diminuez la taille de la police d'un mot ou d'une phrase
Pour terminer, nous analysons l'une des astuces Word les plus simples et les plus pratiques pour donner à nos textes la forme et le sens que nous recherchons : comment augmenter ou diminuer la taille de la police, qu'il s'agisse d'un seul mot spécifique ou d'une phrase entière.
La plupart du temps, il est nécessaire de modifier l’uniformité du texte pour le structurer en titres, sous-titres, sections, etc. Les listes servent à lister des éléments, en gras pour mettre en évidence certains fragments, etc. Et dans de nombreux cas, cette modélisation repose sur la retouche de la taille de police d’un ou plusieurs mots. Quelque chose qui est en fait très simple à faire :
- La première chose à faire est sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la taille : un ou plusieurs mots, un paragraphe entier, etc.
- Ensuite, dans le ruban des outils Word, on va dans le groupe "Début".
- Là nous choisissons le groupe de commandes "La source".
- Dans le bouton déroulant, nous choisissons "Taille".
- Enfin, nous devons localiser la taille de police que nous souhaitons utiliser et cliquer dessus.
Ce ne sont là que cinq astuces pratiques qui seront très utiles lorsque vous travaillerez avec des documents Word. Évidemment, il y en a bien d’autres que nous pouvons utiliser, dont nous avons déjà parlé sur ce blog : comment numéroter les pages, comment mettre une légende, comment ajuster les marges et bien d'autres.