Comment réduire la taille du fichier dans Microsoft Office

Dans le monde dans lequel nous vivons aujourd'hui, la capacité de traiter et gérer les données C'est un outil crucial. Il est évident que les progrès de l’informatique ont fait passer pratiquement toutes les informations qui étaient auparavant traitées dans numériser. Quiconque utilise régulièrement des technologies, des appareils mobiles et des ordinateurs sait comment inclure des images, des diapositives, des graphiques ou d’autres éléments visuels dans leurs dossiers ou présentations, cependant, la plupart ne savent pas comment ils peuvent optimiser le poids de ces éléments pour que l'appareil fonctionne plus rapide, donc être efficace lorsque l'on travaille avec des fichiers devient une compétence utile pour se démarquer de la majorité.

Si vous vous trouvez dans ce groupe, mais souhaitez approfondir ce chemin vers Découvrez comment mieux gérer le stockage, l'optimisation et l'utilisation des fichiers, nous sommes sûrs que cet article peut vous aider à obtenir ce que vous recherchez. Sans aucun doute, nous vous encourageons à continuer la lecture puisque vous en retirerez des outils très utiles que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant pour simplifier et compresser le poids de vos fichiers et donc, améliorez votre expérience de travail et les performances de vos appareils que vous utilisez.

Importance d’optimiser les fichiers

Avant de parler de comment pouvons-nous réduire la taille de nos fichiers, il est important de commenter car cette tâche simple est si importante pour améliorer l'efficacité de notre travail. Peut-être que si vous ne faites pas habituellement de présentations ou si les fichiers avec lesquels vous travaillez incluent uniquement du texte, vous n'aurez aucun problème à travailler avec eux. Au contraire, si vous incluez dans vos documents des images, des hyperliens, des graphiques détaillés ou d'autres éléments visuels similaires, il est extrêmement important que vous commenciez à compresser les fichiers, surtout si vous utilisez ce type de présentation pour le travail ou fréquemment car La vitesse de stockage et de chargement de votre PC sera affectée.

L'une des principales raisons est que compresser les fichiers fait ces plus petite taille et, par conséquent, vous aurez plus facilité de téléchargement et de transfert. De plus, leur traitement sera également beaucoup plus rapide.

C'est aussi un moyen utile de organiser des dossiers avec une multitude de fichiers. Au copprimer de grandes quantités de fichiers dans ce qu'on appelle "librairies«, le poids de ces données diminue considérablement. C’est quelque chose qui est très fréquemment utilisé lors du téléchargement de fichiers car il est beaucoup plus rapide.

Alternatives pour compresser des fichiers dans Microsoft Office

Nous présenterons ensuite différents des alternatives pour que vous puissiez réduire et optimiser la taille de vos fichiers dans les principales applications de travail Office : Word, PowerPoint et Excel, car ils sont les plus fréquemment utilisés et contiennent des éléments lourds.

Optimiser PowerPoint

PowerPoint est un outil Microsoft de base utilisé pour créer des présentations très visuel en intégrant des slides qui combinent généralement du texte, des images et même des vidéos. Par conséquent, ilLes fichiers ont généralement un poids considérable et il est important d'essayer compresser les éléments que nous insérons, notamment des images et des vidéos, nous allons donc nous concentrer sur elles. Vous n'aurez qu'à suivre les étapes suivantes :

1. La première chose à faire est de Insérez l'image que vous souhaitez optimiser sur la diapositive. Sélectionnez cette image en cliquant dessus.
2. Dans le menu du haut cliquez sur l'option «Format«. Différentes options apparaîtront ici, parmi lesquelles vous pourrez ajuster la luminosité et le contraste de l'image, modifier sa taille, inclure des cadres photo...
3. Choisir "Compresser les images«. Ici, vous pouvez optimiser de manière simple ou avancée en cliquant sur les options, où vous pouvez choisir la qualité de l'image en fonction de l'usage que vous allez en faire. Plus la qualité est faible, plus la taille est petite. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez compresser toutes les images de la présentation ou seulement celles que vous souhaitez. Simplement avec cette action, vous simplifierez la taille du PowerPoint et il sera plus facile à charger et à transférer.

Optimiser Word

Word c'est sûrement le application Microsoft Office la plus utilisée et, même si au départ il était utilisé simplement comme un document texte et que son poids n'était pas très élevé, aujourd'hui des éléments de toutes sortes peuvent être insérés tels que des images, des liens, des transitions... Nous allons vous donner ici quelques conseils de base pour réduire la taille de vos documents.

Comme dans PowerPoint, si nous incluons des images, le poids du fichier augmentera, mais nous pouvons compresser ces images pour le rendre plus efficace. Pour ce faire nous suivrons les mêmes étapes que dans le cas précédent. Nous devrions sélectionnez l'image, allez dans « Format » et cliquez sur « Optimiser les images ».

Un aspect important est également le format de fichier que nous utilisons lors de la sauvegarde. Il est généralement sauvegardé la valeur par défaut est .docx ou .doc. Mais s'il s'agit d'un dossier déjà terminé, nous vous recommandons de convertir en .pdf comme compresser beaucoup le fichier et, de plus, la présentation est plus limpia.

Un autre facteur dont nous devons tenir compte est limiter ou réduire, dans la mesure du possible, les effets et éléments visuels qui augmentent la taille de nos fichiers. Par exemple, évitez d’ajouter des effets de page, des filigranes, des polices de thème et des couleurs.

Optimiser Excel

Même si les documents Excel Ils ne sont généralement pas lourds, si nous travaillons avec de grandes quantités de données et de formules, il est possible que notre expérience en soit affectée. ralenti. Avec ces étapes simples, vous pouvez facilement compresser ces fichiers.

Quelque chose que nous pouvons commencer à utiliser dès maintenant pour simplifier ces feuilles de calcul est changer le format du fichier. Autrement dit, au lieu d'enregistrer par défaut au format . Xlsx, nous le ferons en .xlsb qui compresse et optimise la taille et le poids.

Il est également conseillé supprimer toutes les données inutileset colonnes cachées qui prennent de la place et, surtout, éviter d'utiliser des formules complexes pour fonctionner avec les données, sauf si cela est strictement nécessaire. Les formules Excel augmentent la taille du fichier, donc si possible Nous allons essayer d'en utiliser des plus simples.

Nous pouvons travailler avec des graphiques et des images, mais il est toujours conseillé deCliquez sur ces éléments pour améliorer les performances dans la feuille de calcul. Nous pouvons le faire de la manière que nous avons expliquée précédemment.