Office : Tutoriel pour activer la fonction de saisie automatique

Si vous utilisez quotidiennement Word, Excel ou Outlook, vous vous êtes probablement déjà demandé comment optimiser votre saisie pour éviter de répéter les mêmes textes ou adresses e-mail. C'est précisément ce que vous obtenez en activant et en maîtrisant la saisie semi-automatique dans Office : moins de saisie, moins d'erreurs et un flux de travail bien plus efficace.

Le problème, c'est que chaque application Microsoft Office gère la saisie automatique différemment. Quand quelque chose ne fonctionne pas, on a l'impression que « tout est cassé ». Ce guide vous montrera en détail comment activer la saisie automatique, comment la configurer, comment la réparer lorsqu'elle ne fonctionne pas, et même comment récupérer votre liste de données sur un nouvel ordinateur.

Qu'est-ce que la fonction de saisie automatique dans Office et à quoi sert-elle ?

Microsoft Office propose différents systèmes de saisie automatique selon l'application et le contexte. Par exemple, la suggestion de fonctions dans Excel lors de la saisie d'une formule est différente de la complétion automatique des adresses e-mail dans Outlook, ou de la mémorisation des données précédemment saisies dans un champ texte d'un formulaire.

• Dans les formulaires et les zones de texte, la saisie automatique enregistre les entrées précédemment saisies par l'utilisateur. Ainsi, lorsque l'utilisateur saisit à nouveau les premiers caractères, une liste déroulante de correspondances possibles apparaît. L'utilisateur peut choisir une suggestion ou l'ignorer et continuer à saisir du texte normalement.
• Dans Excel, la fonction de saisie semi-automatique est combinée à la poignée de recopie. pour étendre des séries de nombres, de dates, de jours de la semaine, de mois, de motifs de texte répétitifs, etc. Il existe également un Menu de saisie automatique des formules qui suggère des fonctions, des plages nommées et des arguments lors de la création d'une formule.
• Dans Outlook, la « liste de saisie automatique » stocke les adresses électroniques auxquelles vous avez déjà écrit ou dont vous avez reçu des courriels.Il les suggère automatiquement dans les champs À, Cc et Cci au fur et à mesure que vous tapez. Il s'agit d'une liste de contacts distincte, basée sur vos contacts utilisés au quotidien.

Saisie semi-automatique dans les zones de texte et les formulaires dans Office

Dans de nombreux formulaires conçus avec les outils Office (par exemple, les modèles avec des zones de texte) , la fonction de saisie semi-automatique est généralement activée par défaut. Ainsi, si un utilisateur a déjà saisi « 8:00 » dans un champ horaire, la saisie de « 8 » lui suggérera cette option, lui permettant de la sélectionner sans avoir à la ressaisir.

Cette fonctionnalité est gérée au niveau de chaque zone de texte. Le concepteur du formulaire décide quels champs autorisent l'utilisateur à recevoir des suggestions basées sur son historique de saisie, et lesquels ne le permettent pas. Ceci est particulièrement utile pour les informations sensibles ou lorsqu'il est important d'éviter les erreurs liées à la réutilisation d'anciennes données.

Si vous souhaitez activer ou désactiver la saisie semi-automatique pour une zone de texte spécifique dans ce type de formulaire, la procédure standard est très similaire dans les différentes versions d'Office qui la prennent en charge :

• Faites un clic droit sur la zone de texte où vous souhaitez modifier le comportement de la saisie semi-automatique.
• Sélectionnez l'option « Propriétés de la zone de texte » (ou similaire, selon la version spécifique d'Office).
• Dans l'onglet ou la section relative à présentation ou apparence Depuis le panneau de commande, repérez la boîte. « Activer la saisie semi-automatique ».
• Cochez la case Si vous souhaitez que le graphique mémorise et suggère les valeurs précédentes, ou éteignez-le si vous souhaitez qu'il reste toujours vierge et sans suggestions.

Cette flexibilité est très pratique lors de la conception de modèles qui seront remplis à de nombreuses reprises : des champs tels que le nom de l’entreprise, la ville, les heures d’ouverture habituelles, etc., bénéficient du remplissage automatique ; cependant, pour les numéros d’identification uniques ou les données très spécifiques, vous préférerez peut-être ne pas l’utiliser afin d’éviter toute confusion.

Comment activer la saisie semi-automatique des formules dans Excel

Excel dispose d'un mécanisme de saisie automatique spécialement conçu pour les formules, les fonctions et les plages nommées , qui vous aide à taper plus rapidement et réduit les erreurs de syntaxe (parenthèses manquantes, noms de fonctions mal orthographiés, plages incorrectes, etc.).

Lorsque vous saisissez une formule, un petit menu contextuel apparaît avec des suggestions basées sur votre saisie. Si vous commencez à taper « =SOMME… », vous verrez apparaître des fonctions comme SOMME, SOMME.SI, SOMME.SI.ENS, etc., et vous pourrez sélectionner celle dont vous avez besoin pour l'insérer directement.

Dans Excel pour Mac, vous pouvez facilement configurer ce comportement depuis le menu de l'application :

1. Ouvrez Excel et accédez au menu « Excel » dans la barre supérieure., à côté de l'icône pomme.
2. Sélectionnez « Préférences » pour ouvrir le panneau des paramètres généraux.
3. Dans les Préférences, recherchez la section « Formules et listes » et entrez l'option "Saisie automatique".
4. Cochez la case « Afficher les options de saisie automatique pour les fonctions et les plages nommées ». pour qu'Excel affiche le menu des suggestions pendant que vous saisissez vos formules.

En plus de pouvoir l'activer ou la désactiver, Excel vous permet de choisir le nombre de lettres après lesquelles le menu de saisie semi-automatique doit s'afficher . Cette fonction est utile si vous êtes gêné par son ouverture trop précoce ou si vous utilisez fréquemment des fonctions personnalisées.

Saisie semi-automatique dans Excel : Remplir les données à l’aide de la poignée de recopie

Au-delà des formules, Excel (et les suites compatibles comme ONLYOFFICE) intègre un puissant système de saisie automatique des données grâce à la poignée de remplissage , ce petit carré situé dans le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée.

Cette fonction analyse les valeurs initiales que vous entrez et tente d'en déduire un modèle : il peut s'agir d'une simple répétition du même texte, d'une séquence numérique, d'une progression avec un saut fixe, d'un calendrier de dates, des jours de la semaine, des mois de l'année, et même de modèles plus complexes si vous fournissez suffisamment d'exemples.

Pour copier du texte dans plusieurs cellules à l'aide de la fonction de saisie automatique et de la poignée de remplissage , l'idée est très simple :

1. Ouvrez le fichier dans votre tableur (Excel ou ONLYOFFICE).
2. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules contenant le texte à répéter..
3. Placez le curseur sur la poignée de remplissage. du coin inférieur droit jusqu'à ce que le curseur se transforme en une petite croix noire.
4. Faites glisser verticalement ou horizontalement pour couvrir les cellules où vous souhaitez copier cette même valeur.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, les cellules sélectionnées sont immédiatement remplies avec le texte d'origine , ce qui vous évite d'avoir à copier-coller sans cesse lorsque vous avez des colonnes entières avec le même contenu.

Chiffres, dates, pièces de monnaie…

Avec les nombres, les dates, les heures ou les montants, la fonction de remplissage automatique devient encore plus intéressante car elle ne se contente pas de répéter la valeur, mais peut aussi reconnaître les séquences. Par exemple, si vous saisissez « 1 » dans une cellule et « 2 » dans la suivante, puis que vous faites glisser la poignée de remplissage, vous obtiendrez 3, 4, 5, et ainsi de suite.

Le système reconnaît les suites numériques présentant des écarts réguliers : si vous saisissez 1, 4, 7 et que vous faites glisser la souris, Excel générera 10, 13, 16… en respectant cet intervalle de 3 unités. Ceci s’applique également aux dates (chaque jour, chaque semaine, chaque mois) et autres séries chronologiques.

Un autre exemple très courant concerne les jours de la semaine et les mois . Depuis les versions récentes, des éditeurs comme ONLYOFFICE peuvent remplir automatiquement une série avec Lundi, Mardi, Mercredi… ou Janvier, Février, Mars… en commençant par l'élément choisi. Il suffit de saisir un mois ou un jour, de faire glisser la poignée, et le reste se complétera automatiquement.

Autre avantage : les abréviations sont également reconnues : vous pouvez utiliser « lun » au lieu de « monday » ou « ene » au lieu de « January », et la séquence de saisie automatique respectera l’ordre correct.

Lignes et colonnes

La saisie semi-automatique fonctionne aussi bien en colonnes qu'en lignes . Dans la plupart des cas, on remplit le champ verticalement (vers le bas), mais il est tout aussi possible de le faire glisser de gauche à droite pour générer des séquences horizontales ; le mécanisme est le même, seule la direction change.

De plus, Excel et ONLYOFFICE vous permettent de travailler simultanément avec des plages de données s'étendant sur plusieurs lignes et colonnes . Par exemple, si vous sélectionnez un bloc de données contenant les jours de congé de plusieurs employés, vous pouvez copier ce modèle à l'aide de la poignée de recopie et l'appliquer à une autre partie du tableau sans avoir à le dupliquer ligne par ligne.

Dans les colonnes contenant peu de valeurs textuelles distinctes, l'option « Sélectionner dans la liste déroulante » est également très pratique . Si une cellule contient par exemple « Jaune » et que vous souhaitez le remplacer par « Bleu », il vous suffit de :

• Faites un clic droit sur la cellule avec la valeur actuelle.
• Choisissez l'option « Sélectionnez une option dans la liste déroulante ».
• Choisissez la valeur souhaitée (par exemple, Bleu) parmi ceux déjà présents dans cette colonne.

Cette même approche fonctionne pour remplir les cellules vides : vous sélectionnez celles qui contiennent des données et celles qui n’en contiennent pas, vous faites glisser la poignée de remplissage, et le système étend les valeurs en suivant le modèle qu’il détecte.

Module complémentaire de saisie automatique de texte dans ONLYOFFICE

Dans l'écosystème ONLYOFFICE, il existe un plugin spécifique appelé « Autocomplete » qui fait office d'assistant d'écriture et suggère des mots complets au fur et à mesure que vous tapez, ce qui est très utile pour traiter de grands volumes de texte ou des termes qui se répètent constamment.

Lorsque vous saisissez des lettres dans une cellule, l'extension suggère tous les mots contenant cette séquence . Il vous suffit ensuite de cliquer sur celui que vous souhaitez insérer, sans avoir à tout saisir. Par exemple, si vous saisissez « Lund », elle suggère « Monday », « MondayReport », etc., en fonction du contenu de la feuille ou de l'ensemble de données.

Cela permet non seulement d'accélérer la rédaction, mais aussi de réduire les fautes d'orthographe , car on a tendance à choisir le mot correct dans une liste plutôt que de le taper à chaque fois.

Ce module complémentaire n'est pas activé par défaut . Si vous utilisez ONLYOFFICE, vous devez donc l'installer manuellement depuis le gestionnaire de plugins intégré à l'onglet Extensions :

• ouvrir l'onglet Extensions dans l'éditeur de feuilles de calcul ONLYOFFICE.
• Entrez le Gestionnaire de plugins et recherchez « Saisie semi-automatique ».
• Cliquez sur « Installer » pour l'ajouter à votre environnement.

L'extension Autocomplete est une extension système ; elle ne possède donc pas d'icône dans le ruban . Une fois installée, elle reste active jusqu'à sa désinstallation. Pour ce faire, retournez dans le gestionnaire d'extensions et cliquez sur « Supprimer » à côté de son nom.

Si vous travaillez souvent dans un navigateur ou avec l'application de bureau ONLYOFFICE , ce type d'extension peut faire une différence notable dans les tâches répétitives telles que la rédaction de rapports, de questionnaires ou de longues listes de descriptions.

Saisie semi-automatique des adresses dans Outlook : fonctionnement et utilité

La fonction de saisie automatique d'Outlook est probablement l'une des plus appréciées par ceux qui envoient de nombreux courriels par jour , car elle élimine la nécessité de saisir des adresses complètes à chaque fois, en particulier lorsqu'elles sont longues ou peu intuitives.

Lorsque vous commencez à saisir du texte dans les champs À, Cc ou Cci , Outlook consulte une liste interne d'adresses qu'il a constituée au fil du temps (la liste de saisie semi-automatique ) et vous propose des suggestions correspondant aux lettres que vous tapez. Cette liste est alimentée par les destinataires auxquels vous avez envoyé des messages et par les contacts qui vous ont écrit et que vous avez déjà utilisés.

En milieu professionnel, perdre cette liste lors d'un changement d'ordinateur ou d'un formatage peut être très frustrant , car on a l'habitude de sélectionner les adresses de manière quasi automatique. C'est pourquoi il est important de savoir comment activer cette option, ainsi que comment exporter et récupérer ce fichier de remplissage automatique sur un nouvel ordinateur.

Vérifiez si la fonction de saisie automatique d'Outlook est activée.

Si vous constatez qu'Outlook ne suggère plus d'adresses ou qu'aucune option n'apparaît lorsque vous saisissez des adresses dans les champs À, Cc ou Cci, la première chose à vérifier est si l'option de remplissage automatique est activée dans les options de l'application.

Pour ce faire, dans Outlook 2016/2019/365 sous Windows, vous pouvez vérifier les points suivants :

1. Ouvrez Outlook et accédez à Fichier > Options.
2. Dans la fenêtre Options, accédez à la section "Poster".
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Envoyer des messages »., où apparaissent plusieurs cases relatives à l'expédition.
4. Assurez-vous que l'option est sélectionnée. « Utilisez la liste de saisie semi-automatique pour suggérer des noms lorsque vous saisissez des noms dans les champs À, Cc et Cci. ».
5. Vérifiez également que la case « Vérification automatique du nom » Elle est activée, car les deux options vont généralement de pair pour un bon fonctionnement.

Si l'option « Liste de saisie automatique » n'était pas cochée, cochez-la et enregistrez les modifications en cliquant sur OK . Outlook créera ensuite une nouvelle liste au fur et à mesure que vous enverrez des e-mails à différents destinataires.

Que faire lorsque la fonction de saisie automatique d'Outlook cesse de fonctionner ou est corrompue ?

Il arrive que la liste de saisie automatique dysfonctionne ou cesse de se mettre à jour correctement : elle peut ne fonctionner que pendant une seule session et les suggestions sont perdues à la fermeture d’Outlook, ou elle peut cesser d’enregistrer les nouvelles adresses même si vous les envoyez sans problème.

Dans ces cas-là, il est conseillé de réinitialiser le cache de saisie automatique pour forcer Outlook à créer un nouveau fichier vierge. Plusieurs méthodes permettent d'y parvenir, avec différents niveaux d'« agressivité ».

OPTION 1 : Vider la liste à partir des options d’Outlook

1. Fermez complètement Outlook et rouvrez-le. afin de s'assurer qu'aucun processus ne reste en suspens.
2. Aller à Fichier > Options > Courrier et faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Envoyer des messages ».
3. Appuyez sur le bouton « Effacer la liste de saisie automatique ».
4. Confirmez la suppression du contenu actuel dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

Outlook générera automatiquement un nouveau cache à partir des e-mails que vous enverrez à partir de ce moment-là.

OPTION 2 : Utiliser un paramètre spécial au démarrage d’Outlook pour vider le cache de saisie automatique

Pour ce faire, vous pouvez :

1. Fermer complètement Outlook.
2. Allez dans Démarrer > Exécuter (ou utilisez la combinaison de touches Windows + R).
3. Écrivez la commande Outlook.exe /Nettoyer le cache de saisie automatique et appuyez sur OK.

Avec ce paramètre, Outlook démarre, vide le cache de remplissage automatique et crée un nouveau fichier . Votre liste d'adresses est donc remise à zéro, mais cela garantit l'élimination de toute corruption interne.

OPTION 3 : Supprimer manuellement le fichier cache

La procédure typique est la suivante :

1. Fermer Outlook complètement.
2. Localisez le dossier cache, généralement situé dans C:\Utilisateurs\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
3. Recherchez un fichier dont le nom est du type « Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat » et supprimez-le.
4. Exécutez l'outil de réparation de la boîte de réception (scanpst.exe) Vérifiez le fichier .pst de votre profil pour corriger toute erreur de données.
5. Rouvrez Outlook, puis accédez à Fichier > Options > Courrier, appuyez à nouveau sur « Liste de saisie automatique vide » et envoyer un message de test à un nouveau destinataire.
6. Fermez Outlook et rouvrez-le., et vérifiez si un nouveau fichier « Stream_Autocomplete… » a été créé dans le dossier RoamCache et si les nouvelles adresses commencent à être suggérées correctement.

L'objectif de ce processus est de reconstruire à partir de zéro une liste de saisie semi-automatique entièrement fonctionnelle , en éliminant les vestiges de caches corrompus qui pourraient empêcher l'enregistrement ou l'affichage de nouvelles adresses.

Récupérez ou transférez votre liste de remplissage automatique Outlook vers un autre ordinateur.

Lorsque vous changez d'ordinateur ou que vous devez formater le vôtre, la liste de remplissage automatique n'est pas toujours transférée automatiquement . Si vous ne la copiez pas, Outlook ne reconnaîtra plus vos adresses habituelles sur votre nouvel ordinateur. Le fichier contenant cette liste dépend de la version d'Outlook installée ; il est donc essentiel de vérifier la version que vous utilisez.

Pour Outlook Express et les versions 2003/2007

La liste est stockée dans un fichier avec l'extension .nk2 . Sous Windows 7 et 8, le chemin d'accès typique est :

• C:\Utilisateurs\votre_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Dans ce dossier, vous trouverez un fichier nommé Outlook.nk2 ou portant le nom de votre profil (par exemple, events.nk2). C'est ce fichier que vous devez copier et transférer sur votre nouvel ordinateur pour conserver votre liste de remplissage automatique.

Pour Outlook 2010 et 2013 (et versions ultérieures)

Le système est passé du format .nk2 aux fichiers cache Stream_Autocomplete , qui sont normalement stockés dans :

• C:\Utilisateurs\votre_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Dans ce dossier, vous verrez un ou plusieurs fichiers dont le nom commence par « Stream_Autocomplete_ ».

Pour transférer cette liste vers un autre ordinateur sur lequel Outlook est déjà configuré,

Vous pouvez suivre une procédure comme celle-ci :

• Commencez par configurer votre compte de messagerie dans Outlook sur votre nouvel ordinateur..
• Suivez le même itinéraire C:\Utilisateurs\votre_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache Sur le nouvel ordinateur, vérifiez le nom exact du fichier Stream_Autocomplete qui a été créé.
• Copiez le fichier Stream_Autocomplete contenant votre liste complète depuis votre ancien ordinateur. et collez-le dans le dossier RoamCache du nouvel ordinateur.
• Modifiez le nom du fichier copié. afin qu'il corresponde exactement à celui du fichier créé par Outlook sur le nouvel ordinateur.

Comme vous pouvez le constater, la saisie automatique dans Office va d'une simple aide lors de la saisie de données dans des formulaires ou des feuilles de calcul à des mécanismes complexes qui stockent les listes d'adresses dans Outlook ; savoir où la configurer, comment l'activer, comment la réparer et comment la transférer d'un ordinateur à l'autre vous fait gagner beaucoup de temps et vous évite bien des soucis, et fait toute la différence entre un Office qui « vous aide tout seul » et un autre où vous êtes constamment sur la mauvaise voie à cause de touches et de clics supplémentaires.