Aujourd'hui, gérer ses paiements, avantages sociaux et dépenses depuis son appareil mobile grâce aux outils Microsoft et Windows est bien plus simple qu'il n'y paraît. Applications financières, applications professionnelles, solutions de contrôle de la consommation de données mobiles et outils de gestion d'appareils : vous disposez d'un écosystème complet pour gérer et organiser votre argent où que vous soyez.
Dans les lignes qui suivent, vous verrez comment tirer parti d'applications telles que Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link et les cartes SIM numériques (eSIM) pour contrôler les dépenses, gérer l'assistance, vous déplacer en toute sécurité dans des environnements BYOD (apportez votre propre appareil) et connecter votre mobile à votre PC Windows presque comme s'il s'agissait d'un seul écran.
Application mobile Dynamics 365 pour la gestion des dépenses : remboursements, voyages et assistance directement depuis votre poche
Au sein de l'écosystème Microsoft, l'un des éléments clés pour les entreprises qui doivent traiter les dépenses, les remboursements et l'aide financière liés aux voyages et aux projets est l'application mobile de gestion des dépenses Dynamics 365, conçue sur Microsoft Power Apps comme une application canevas.
Cette solution s'intègre à Dynamics 365 Project Operations (intégré aux scénarios ERP et de fabrication) et est publiée dans l'application mobile Power Apps, permettant à tout employé autorisé de créer, soumettre et approuver des notes de frais directement depuis son smartphone, sans avoir besoin d'ouvrir le client web Finance.
L'application est conçue pour simplifier au maximum le processus : l'interface est très visuelle, orientée tâches et propose des flux de travail simplifiés , de sorte que réserver un taxi, un hôtel ou un déjeuner d'affaires après une réunion devient une chose qui peut se faire en quelques secondes depuis votre téléphone portable.
L'une des principales caractéristiques de l'application est son utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire automatiquement les informations des reçus et des factures. Il suffit de photographier le reçu : l'application détecte les données importantes (montant, date, devise, taxes, etc.) et génère la ligne de dépense correspondante, prête à être associée à une note de frais ou à une subvention spécifique.
Si vous préférez, vous pouvez également enregistrer des photos des reçus pour les joindre ultérieurement , lorsque vous aurez le temps de constituer le rapport complet. C'est très pratique si vous voyagez, si la couverture réseau est mauvaise ou si vous souhaitez simplement tout conserver et consulter les documents plus tard à votre convenance.
Que pouvez-vous faire avec l'application de gestion des dépenses Dynamics 365 ?
L'application mobile de gestion des dépenses est conçue pour couvrir l'intégralité du cycle de vie des dépenses, du paiement à l'approbation et au remboursement. Ses principales fonctionnalités pour l'utilisateur final sont les suivantes :
D'une part, vous pouvez créer des dépenses individuelles et générer des rapports de dépenses détaillés , en regroupant les lignes par voyage, projet, subvention ou période. Chaque dépense peut inclure une catégorie, un projet, un mode de paiement, les taxes et tout autre champ configuré par votre organisation.
Le système de saisie des reçus est flexible : vous pouvez créer de nouveaux reçus, les joindre, les dissocier ou les supprimer s’ils ont été téléchargés par erreur. Ce contrôle précis des documents joints est très utile pour les audits ou pour justifier les subventions internes.
Les notes de frais peuvent être enregistrées comme brouillons, soumises à approbation, consultées ultérieurement et modifiées à nouveau, dans le respect des règles de l'entreprise. Ainsi, si vous repérez une erreur avant approbation, vous pouvez la corriger sans avoir à tout recommencer.
De plus, les employés qui génèrent les dépenses et ceux chargés d'approuver les rapports peuvent accéder à l'application depuis l'application mobile Power Apps , avec une connexion en temps réel aux données Dynamics 365 Finance grâce à l'infrastructure Dataverse et aux entités virtuelles.
Un autre atout réside dans la possibilité de personnaliser l'expérience utilisateur pour répondre aux besoins de l'entreprise . L'application Canvas peut être adaptée en termes de champs visibles, de flux de navigation ou de règles métier afin de s'aligner sur les politiques de dépenses, d'attribution et de projets déjà définies dans Dynamics 365 Finance.
Configuration technique dans Finance et Dataverse pour utiliser l'application de gestion des dépenses
Pour utiliser cette application mobile de gestion des dépenses de manière optimale, il est essentiel que la configuration de la gestion des dépenses dans Dynamics 365 Finance soit entièrement mise en œuvre . Cela inclut les politiques de dépenses, les flux d'approbation, les catégories, les paramètres de voyage et la visibilité des champs de rapport.
En termes de versions, pour bénéficier des dernières améliorations, Finance doit être en version 10.0.42 (10.0.2095.147 ou supérieure) ou 10.0.43 (10.0.2177.72 ou supérieure ), toujours avec la mise à jour de qualité la plus récente appliquée dans l'environnement de production.
L'élément central de l'intégration est Dataverse . Votre environnement Dynamics 365 Finance doit être lié à un environnement Dataverse correctement configuré. Si ce n'est pas déjà le cas, vous devrez activer l'intégration Power Platform en suivant le guide « Activer l'intégration Power Platform » et en activant explicitement les applications Dynamics 365 lors de la création de votre environnement Dataverse.
Une fois Finance et Dataverse configurés, vous devez gérer les utilisateurs dans Dynamics 365 Finance . Chaque utilisateur de l'application mobile doit disposer d'un compte associé à une fiche employé, avec un poste actif dans l'entité juridique par défaut et le rôle « Employé » attribué, en plus de la configuration de l'entreprise par défaut dans ses préférences utilisateur.
Parallèlement, l'application mobile de gestion des dépenses doit être installée dans Dataverse. Pour ce faire, accédez au centre d'administration Power Platform , sélectionnez l'environnement souhaité, ouvrez la section Ressources > Applications Dynamics 365 et installez l'application « Dynamics 365 Expense Management ».
Vient ensuite une étape hautement technique mais cruciale : la mise à jour des entités virtuelles utilisées par l’application mobile. Ces entités permettent d’exposer les informations de Finance à Dataverse sans duplication de données et doivent être synchronisées pour que l’application Canvas dispose de métadonnées à jour et fonctionne correctement.
Entités virtuelles et composants de code clés pour l'expérience mobile
L'application mobile de gestion des dépenses s'appuie sur un large éventail d' entités virtuelles préfixées par mserp_ , couvrant tout, des catalogues de devises aux paramètres spécifiques aux voyages, adresses et taxes. La mise à jour régulière de ces entités garantit que lorsqu'un utilisateur crée une dépense sur son appareil mobile, il voit les mêmes listes, catégories et paramètres que dans l'interface web Finance.
Parmi les entités qui doivent être revues et mises à jour figurent par exemple mserp_currencyentity pour les devises , les entités de visibilité des champs de dépenses, les traductions de pays et de régions, les tables de paramètres de voyage, les paramètres de kilométrage et plusieurs entités spécifiques dédiées à la version mobile des dépenses et des rapports.
Il existe des entités conçues pour gérer les données de base (mserp_trvexpmobilemasterdataentity) , d'autres dédiées aux activités et lieux de voyage, et un groupe pertinent pour le contrôle des documents et des reçus : de celles qui gèrent les documents joints aux lignes de dépenses et aux rapports, à celles qui collectent des informations sur les taxes, les projets ou les modes de paiement.
De plus, pour que l'application affiche des étiquettes localisées et des commandes avancées, vous devez activer les composants du framework Power Apps dans votre environnement. Cette étape est indispensable avant l'installation de l'application de gestion des dépenses mobiles, car certaines commandes d'interface dépendent de ces composants pour afficher correctement les informations dans différentes langues.
Une fois la solution installée et les entités mises à jour, il est temps d' accorder l'accès dans Dataverse . S'agissant d'une application canevas, son partage avec les utilisateurs suit la procédure standard de Power Apps, généralement en accordant l'accès à une équipe de sécurité ou à des utilisateurs spécifiques.
Licences et rôles pour accéder à l'application mobile de gestion des dépenses
Pour que les utilisateurs puissent se connecter et enregistrer leurs paiements, leur aide ou leurs frais de voyage depuis leur appareil mobile, ils doivent remplir deux conditions : disposer d'une licence Dynamics 365 appropriée et avoir des rôles de sécurité configurés dans Dataverse.
En matière de licences, chaque utilisateur doit disposer d'au moins une licence membre Teams pour Dynamics 365 (ou supérieure) , attribuée depuis le centre d'administration Microsoft Entra. Ceci garantit à l'utilisateur le droit d'utiliser les fonctionnalités des applications d'entreprise publiées via Dataverse.
Du côté de Dataverse, il est recommandé d'attribuer à chaque personne les rôles d'utilisateur de base et d'utilisateur mobile de gestion des dépenses . Ces rôles de sécurité permettent la connexion au connecteur personnalisé et garantissent l'accès aux tables virtuelles nécessaires à la gestion des notes de frais, des reçus, des documents et des paramètres.
Au lieu d'attribuer des rôles à des utilisateurs individuels, de nombreuses organisations préfèrent créer une équipe dans Dataverse et lui attribuer ces rôles. Tout employé ajouté à cette équipe hérite automatiquement des autorisations, ce qui simplifie considérablement la gestion des ajouts et des départs de personnel.
Une fois que tout est prêt (configuration financière, liaison Dataverse, entités virtuelles mises à jour, solution installée et rôles attribués), les employés peuvent télécharger l'application mobile Power Apps, se connecter avec leur compte d'entreprise et trouver l'application de gestion des dépenses pour commencer à enregistrer les reçus, les paiements, les déplacements et les demandes d'assistance.
Application eSIM et forfaits mobiles sous Windows : contrôle de la connectivité des données
Outre les applications purement financières, Microsoft facilite également la gestion des forfaits de données mobiles directement depuis Windows , ce qui est très utile lorsque vous utilisez votre ordinateur portable pour vous connecter à des portails d'assistance, aux services bancaires en ligne ou aux outils d'entreprise en dehors de votre domicile.
Les PC dits « toujours connectés », basés sur des processeurs ARM, annoncent une nouvelle génération d' ordinateurs portables légers offrant une bonne autonomie et une connectivité permanente . Ces appareils intègrent des eSIM, c'est-à -dire des cartes SIM numériques soudées à la carte mère, permettant aux utilisateurs de souscrire à des forfaits de données et de les modifier sans avoir à insérer de carte physique.
Pour gérer ces forfaits, Microsoft a développé l' application Forfaits mobiles pour Windows 10 , conçue pour simplifier la souscription à un forfait de données auprès d'un opérateur, la rendant aussi simple que la connexion à votre réseau Wi-Fi habituel. Cette application vous permet de choisir votre opérateur, de configurer votre forfait, de consulter votre consommation de données et de gérer la connexion de données de votre ordinateur portable.
L'idée est de pouvoir activer un forfait temporaire lorsque vous avez besoin d'une connexion en dehors du bureau ou de votre domicile , ce qui est très utile si vous devez traiter des demandes d'aide en ligne, accéder à votre ERP dans le cloud ou consulter des rapports financiers depuis un hôtel, un train ou un aéroport.
Au départ, Mobile Plans ne comptait que quelques opérateurs intégrés (comme KDDI au Japon, Swisscom en Suisse ou Tele2 en Suède), mais l'objectif est qu'un nombre croissant d'opérateurs adoptent la plateforme à mesure que l'utilisation de l'eSIM dans les ordinateurs portables et les tablettes Windows se généralise.
Gestion des appareils mobiles avec Microsoft Intune et Endpoint Manager
Traditionnellement, la gestion des appareils s'effectuait à l'aide d'outils sur site comme Configuration Manager, conçus pour les équipements appartenant à l'entreprise. Cependant, l'essor du modèle BYOD (Bring Your Own Device) signifie que de nombreux employés utilisent leur téléphone portable personnel pour accéder à leur messagerie, aux applications de gestion des dépenses, aux services bancaires de l'entreprise ou aux portails d'assistance.
Pour remédier à ce problème, Microsoft propose une suite de solutions de gestion des appareils mobiles (MDM) et de gestion des applications mobiles (MAM) qui permettent de gérer et de protéger les données sur les appareils appartenant à l'entreprise et les appareils personnels sans porter atteinte à la vie privée des utilisateurs.
Endpoint Manager centralise Intune et Configuration Manager dans une console unique et s'intègre à Azure Active Directory (actuellement Microsoft Entra ID) , qui gère les identités des utilisateurs et des groupes. Avant qu'une personne n'accède au réseau d'entreprise, Endpoint Manager vérifie dans Azure AD son identité, ses autorisations et la conformité de son appareil aux politiques de sécurité.
Intune intègre également des fonctions spécifiques de gestion des applications mobiles , que le service informatique peut utiliser pour distribuer les applications internes, contrôler leurs mises à jour, limiter les actions de copier-coller ou supprimer uniquement les données d'entreprise si l'appareil est perdu ou si l'employé quitte l'entreprise.
À quoi servent réellement les solutions Microsoft MDM et MAM ?
En pratique, les politiques MDM vous permettent de définir très précisément le comportement d'un appareil lorsqu'il accède à du contenu sensible , comme des rapports financiers, des portails de subventions ou des applications de gestion des dépenses.
Une politique type pourrait exiger que les employés accèdent au portail d'entreprise uniquement via des réseaux Wi-Fi sécurisés ou un VPN , bloquer l'utilisation des réseaux publics et restreindre les connexions suspectes. Ceci est essentiel pour prévenir le vol d'identifiants lors du travail depuis des cafés, des aéroports ou des réseaux partagés.
Une autre fonctionnalité essentielle est l'effacement à distance : si un appareil est perdu, volé ou si l'employé quitte l'entreprise, les administrateurs peuvent restaurer le terminal aux paramètres d'usine ou supprimer uniquement les données de l'entreprise , en conservant intactes les informations personnelles (photos, applications privées, conversations, etc.).
Concernant les applications, Intune vous permet de publier des applications métier sur le portail d'entreprise . Ainsi, chaque utilisateur ne voit que les applications qui le concernent et peut les installer, les mettre à jour ou les désinstaller de manière contrôlée. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le déploiement d'applications dédiées au support interne, à la gestion des dépenses ou aux services bancaires d'entreprise.
Dans le domaine de la protection des données, la combinaison des technologies MDM et MAM permet l'application de mesures telles que l'accès conditionnel aux informations confidentielles, le blocage de l'exportation des données vers un stockage personnel ou l'interdiction d'envoyer des courriels à des domaines externes lors du traitement de données financières critiques.
Principales fonctionnalités de la gestion mobile Microsoft
Parmi les principaux avantages de l'écosystème Microsoft pour la gestion des appareils traitant les paiements et l'assistance, l' administration centralisée avec Intune et Endpoint Manager se distingue , compatible avec Android, iOS/iPadOS, Windows, macOS et certains appareils Windows Server.
Les organisations utilisant déjà Configuration Manager sur site peuvent opter pour la cogestion , répartissant la charge entre l'environnement sur site et le cloud. Cette option est particulièrement adaptée aux environnements composés d' appareils professionnels et personnels (BYOD) , permettant une migration progressive des services sans interruption brutale.
Endpoint Manager peut également associer le locataire au gestionnaire de configuration local pour le gérer depuis le cloud, ce qui est très utile lorsque vous souhaitez surveiller depuis un seul panneau de contrôle quels appareils accèdent aux applications financières, aux portails d'assistance ou aux plateformes bancaires.
De plus, des politiques de prévention des pertes de données peuvent être définies pour imposer la sauvegarde automatique des informations critiques dans le cloud ou sur des serveurs centraux , empêchant ainsi un utilisateur de supprimer accidentellement des données importantes provenant de paiements, de reçus ou de rapports d'aide.
Comment déployer Intune pour protéger la gestion des paiements et des aides
Si votre organisation part de zéro, le moyen le plus rapide de démarrer est d'acheter des licences Microsoft 365 incluant Intune et Endpoint Manager , telles que les éditions Enterprise, Business Premium, Education ou Government qui intègrent MDM et MAM.
Une fois les licences en main, l'Ă©tape suivante consiste Ă configurer le nom de domaine dans Azure AD/Entra , Ă ajouter des utilisateurs et des groupes ou Ă synchroniser l'Active Directory local, et Ă attribuer des licences aux personnes qui inscriront des appareils et utiliseront des applications d'entreprise.
Ensuite, vous devez déterminer quel outil fera autorité en matière de MDM (Intune ou Configuration Manager) , télécharger les applications à gérer (par exemple, l'application de gestion des dépenses de l'entreprise, les applications bancaires ou les portails d'assistance) et définir la configuration des appareils et les politiques de protection des données.
Le portail d'entreprise, où les utilisateurs se connectent pour enregistrer leurs appareils et installer des applications, peut être personnalisé avec le logo et le texte de l'entreprise . Cela permet aux employés de reconnaître facilement l'environnement et de savoir qu'ils installent des applications officielles.
Enfin, l'enregistrement des appareils est activé pour les plateformes prises en charge (Windows, iOS, Android, macOS) et des règles de conformité et d'accès conditionnel sont créées pour définir qui peut accéder à quelles ressources et à partir de quel type d'appareil.
Mobile Link et Windows Link : connectez votre appareil mobile Ă votre PC pour de meilleures performances
Un autre outil très intéressant pour un usage quotidien est Phone Link sous Windows , qui vous permet de connecter votre appareil Android ou iPhone à votre PC et de gérer les appels, les SMS, les notifications et, dans de nombreux cas, les applications mobiles depuis votre ordinateur.
Sur Android, l'application Lien vers Windows est préinstallée sur de nombreux téléphones Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, vivo et autres , ou peut être téléchargée depuis Google Play ou le Samsung Galaxy Store. Pour une expérience optimale, il est recommandé d'utiliser Android 10 ou une version ultérieure et un PC sous Windows 10 (mise à jour d'octobre 2022 ou ultérieure) ou Windows 11.
Une fois la connexion établie, vous pouvez lire et répondre aux SMS, consulter vos photos récentes, utiliser des applications mobiles compatibles, passer et recevoir des appels et gérer les notifications sans toucher votre téléphone – idéal si vous remplissez des formulaires d'aide ou consultez des notes de frais sur grand écran.
Pour commencer depuis votre PC, recherchez simplement Mobile Link dans la barre des tâches, connectez-vous avec votre compte Microsoft, suivez les instructions pour installer ou ouvrir Link to Windows sur votre appareil mobile et utilisez le code QR qui apparaît sur votre ordinateur pour terminer le jumelage.
En accordant les autorisations nécessaires (notifications, accès aux photos, appels, etc.), les deux appareils sont liés et vous pouvez personnaliser ce que vous souhaitez synchroniser directement depuis Mobile Link : activer ou désactiver les notifications, les messages, les appels, les photos, l’emplacement de stockage des fichiers reçus, la lecture audio, la zone de couverture sans fil instantanée, le presse-papiers entre les appareils et bien plus encore.
Associez votre iPhone à Mobile Link et gérez les autorisations.
Avec un iPhone, l'expérience est légèrement différente, mais elle présente également un avantage si vous utilisez votre téléphone pour l'authentification bancaire, la vérification des SMS ou les appels liés à vos transactions financières . Dans ce cas, le jumelage s'effectue principalement via Bluetooth Low Energy (BLE).
Pour l'utiliser, vous avez besoin d'un PC sous Windows 10 (mise à jour de mai 2019 ou ultérieure) ou Windows 11, compatible BLE, et d'un iPhone sous iOS 15 ou version ultérieure . Ouvrez Mobile Link sur votre ordinateur, sélectionnez iPhone comme type de téléphone, scannez le code QR généré avec l'appareil photo de votre iPhone et suivez les instructions.
Au cours de cette procédure, le système vous demandera l'autorisation d'accéder aux notifications, aux messages et à la synchronisation des contacts . Ces autorisations sont indispensables pour lire les SMS sur votre appareil, voir qui vous appelle, répondre à l'aide du clavier de votre ordinateur et recevoir les notifications importantes relatives aux paiements ou à l'assistance.
Si vous souhaitez désactiver la fonction de jumelage, vous pouvez oublier l'appareil dans les paramètres Bluetooth sur Android et iPhone , et le supprimer de Mobile Link sur Windows. En cas d'échec du jumelage, il suffit généralement de désactiver puis de réactiver le Bluetooth et de scanner le code QR.
Il est important de rappeler que, comme avec Intune, vous contrôlez les données que vous partagez . Décocher une case d'autorisation signifie que cette fonction (par exemple, la consultation des messages ou des notifications) ne sera plus disponible sur votre ordinateur ; les informations resteront uniquement accessibles sur votre appareil mobile.
Avec cet ensemble complet d'outils (l'application de gestion des dépenses mobiles Dynamics 365, Dataverse et ses entités virtuelles, la gestion des forfaits de données avec eSIM et les forfaits mobiles, la sécurité d'Intune et d'Endpoint Manager, et l'intégration quotidienne avec Mobile Link), vous disposez d'un écosystème relativement complet pour traiter les paiements, justifier les subventions, contrôler les dépenses et travailler en toute sécurité entre les appareils mobiles et Windows , en tirant le meilleur parti de chaque appareil et en minimisant la paperasserie et les problèmes techniques.
